Excel và những vấn đề bạn ít biết !!!

[tungnv]

Trong Excel, có những vấn đề mà chúng ta chỉ nghe thóang qua và ít để ý đến, nhưng đôi khi chính những vấn đề này lại thú vị biết chừng nào.
Bạn biết đấy, với một File Excel, bạn có thể lưu nó dưới những dạng sau : Add-in (.xla), Template (.xlt), Backup (.xlk)...Đặc biệt, có dạng lưu Workspace (.xlw) chắc bạn ít biết đến.
Bạn hãy thử mở cùng một lúc vài ba Workbook và dùng lệnh Window / arrange để sắp xếp thứ tự các Workbook này trên màn hình. Sau đó, bạn chọn File / Save Workspace. File này được mặc định với cái tên là Resume, nhưng bạn có thể đặt tên File tùy theo ý bạn.
Bây giờ, bạn đóng các Workbook trên lại, và bạn hãy Click chọn File Resume mà bạn vừa lưu ở trên, bạn sẽ thấy Excel mở cùng lúc các File mà bạn vừa mở lần trước và sắp xếp chúng theo đúng trật tự trước khi lưu
Bạn không nên di chuyển trật tự các File có trong File Workspace, vì Excel sẽ không tìm được các File này nữa. Nếu bạn thay đổi một Workbook có trong File Workspace, bạn phải lưu lại nó, vì thực ra File Workspace chỉ lưu tên và vị trí của các Workbook chứ nó không lưu lại dữ liệu.
Để thay đổi tên và vị trí các Workbook trong File Workspace, bạn hãy mở File Workspace ra, rồi điều chỉnh và sắp xếp lại các File Workbook, sau đó chọn File/ Save Workspace.
Bạn sẽ hỏi tiện ích của File này là gì ?
Nếu bạn thiết kế File Kế Tóan của bạn, và đặt các dữ liệu của bạn trong một Workbook bạn chọn là dữ liệu nguồn, các Workbook khác được thiết kế sẽ rút dữ liệu từ nguồn này. Bạn cũng biết là để các công thức trong Workbook làm việc tốt, thì Workbook nguồn phải được mở đồng thời với Workbook làm việc. Có nhiều cách để bạn mở đồng thời các Workbook này một lúc, thí dụ bạn tạo Macro chẳng hạn, hay bạn dùng Window/Hide workbook nguồn giống như File Personal.xls, nhưng như vậy mỗi lần Excel khởi động sẽ rất nặng. File Workspace này sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả việc mở cùng lúc nhiều Workbook trong một phiên làm việc

[tungnv]

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.
Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào
Bạn cứ thử xem nhé

[tungnv]

Khi bạn tạo một danh sách trong Excel, bạn thường được khuyên nên chừa ít nhất một dòng trông phía trên hàng tiêu đề, cũng như chừa ít nhất một cột trống phía bên trái DS.
Nếu đây là Workbook chứa dữ liệu, bạn nên tạo mỗi DS trên mỗi Sheet khác nhau, và bạn có thể Hide tất cả các cột dư ở bên phải cũng như Hide bớt các hàng dư phía dưới. Bạn cũng cần chừa lại một cột trống bên phải và hàng trống phía dưới của DS, nghĩa là xung quanh DS có ít nhất là một hàng và một cột trống.
Làm như vậy để làm gì ?
Có một lợi điểm rõ nhất là ta có thể sử dụng được tổ hợp phím tắt để lựa chọn tòan bộ DS này. Bạn hãy đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào của DS và nhấn Ctrl + Shift + * (nhớ là dấu * ở bên phần phím chữ, không phải phần số ), và như thế, tòan bộ DS sẽ được chọn

[quangteo]

Xin vui lòng gởi tài liệu Excel cho mình vào địa chỉ: nguyenhuuquangdnvn@yahoo.com

Chan thành cảm ơn.

Quang